דגשים לכתיבת דוח שימושיות 

בדיקות שימושיות הנן חלק חשוב בעיצובו של כל ממשק משתמש, ומטרתן להביא את חוויית השימוש באתר או במערכת הנבדקת לאופטימלית, וזאת על ידי בדיקות מקיפות לכל תחומי המערכת, אשר מניבות בסופו של דבר דו"ח שימושיות מפורט ובו המלצות לביצוע.
לעתים קרובות נכתבים דוחות שימושיות מפורטים מאוד, אשר אינם מגיעים לשולחן הטיפול של מפתחי המערכת ונחתכים למינימום האפשרי עוד לפני הגיעם לשלב יישומי, וזאת משום שבעת כתיבת הדוח לא הושם דגש על כתיבתו באופן הניתן ליישום והמעודד יישום על ידי הלקוח.
במאמר זה, ברצוני להתוות מספר כללי יסוד לכתיבת דוח שימושיות, כללים אשר יסייעו לא רק בהבניה נכונה של הדוח ובדגש על הנקודות הנכונות, אלא בעיקר בסיכויי היישום של דוח השימושיות במלואו, להשגת אפקטיביות מלאה. אלה הם כללי האצבע שמצאתי כנכונים ביותר:

• תמיד יש לתת ללקוח מידע מפורט ומדויק באשר להיקף דוח בדיקות השימושיות, ותאריך מסירה שלו. עמידה ביעדים אלה הנה חשובה ביותר.


• מקד את הדוח לקהל יעד ספציפי - מידת הפירוט של הדוח צריכה להשתנות בהתאם לקהל היעד. דוח שימושיות המיועד לשימוש על ידי מתכנתים יהיה ברמה המפורטת ביותר ויכלול טבלה ובה רשימת הבעיות שנצפו, סוג הבעיה וכן המלצה אפשרית לפתרון, בעוד דוח שימושיות המיועד לפורום מנהלים בכירים בחברה, ייכתב בצורה תמציתית.


•  בכתיבת דוח מפורט, השתמש בטבלה ארוכה של בעיות שימושיות. כך, תוכל ביתר קלות להוריד ולהוסיף רשומות, למיין את סדרן מחדש לפי כל עמודה, ולחתוך אותה לשם חלוקה בין גופים שונים בארגון.


•  אסוף את כל ההערות בתחילה, אמוד את היחסים ביניהן, ואז החלט על הסדר הנכון לדו"ח השימושיות. כל מערכת וכל אתר בנויים בצורה שונה, וכל דוח יכול להיות מסודר בצורה שונה. איסוף מבוזר של המידע יקל על חלוקתו בצורה נכונה בעת הבניית הדוח.


•  לכל בעיה שאובחנה בדוח יש לספק כלל הגיוני העומד מאחוריה. הרבה יותר משכנע לתת ללקוח את רשימת התיקונים ובה כללים שכאלה, מאשר רשימה של רשמים אישיים של בודקי המערכת.


•  בדוחות שימושיות ישנה הטיה לדיווח על בעיות במערכת / באתר, לעומת הדגשת הדברים החיוביים שבו. לדעתי, ישנו ערך מוסף להכנסת הדברים החיוביים בדוח - אזור בו יצוינו הדברים אותם אהבו המשתמשים. תוכן זה יסייע בתהליך ההפנמה של מסקנות הדוח ויישומו בחברה.
פתיחת הדוח בפסקה המציינת את יתרונותיה החיוביים של המערכת הנבדקת, תסייע בקבלת מסקנות הדוח באופן אופרטיבי.  


•  אם ישנו פתרון ברור לבעיית שימושיות באתר, ואתה יכול להדגימו בסקיצה פשוטה, הוסף סקיצה כזו למסמך שלך. קודם לכן, נסה לבדוק את מידת הפתיחות של הלקוח לקבלת שינויים או רעיונות גרפיים לשינוי באתר.


•  שאל את הלקוח מה ברצונו לראות בדוח השימושיות. הדגש את מתווה הדוח בהצעת המחיר שלך, ושאל את הלקוח אם ישנם דגשים נוספים בהם הוא מעוניין. כמו כן, יש לבדוק מהי רמת הפירוט אותה מעוניין לקבל הלקוח - האם ברצונו בקבלת המידע הגולמי, או המסקנות הניהוליות בלבד.


•  לאחר שליחת הדוח ללקוח, בקש לקבל ממנו היזון חוזר - האם הוא משתמש בדוח, האם מצא אותו נכון ומלא.


•  תן אמות מידה כמותיות בכל מקום שתוכל - בטבלה המרכזת את סיכום התיקונים לפי סדר עדיפויות, בציון מספר הבודקים שהעלו כל בעיה וכו'.


•  רכז את מסקנות הדוח לפי נושאים, ובטבלה מרכזת בסופו. כתוב את המסקנות בלשון של הצעות לשיפור, ולא כביקורת.